Word 的“压缩”功能

  如果你有一台电脑而没有打印机,你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小,这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上,再到有打印机的电脑上打印。一般来说,如果Word文档中没有图片,那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候,这时文档所占的空间就比较大,有时一张软盘装不下。

  这种情况通常有两种解决办法。一是通过压缩软件将文档压缩,将压缩后的文档拷贝到一张软盘上,再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档,将它们分别拷贝到几张软盘上,再到其它的电脑上合并。我想,这两种办法都是非常不方便的。笔者经过实践,发现Word本身对于含有图片的文档,有效果极佳的“压缩”功能。当然,这不同于真正的压缩,只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单,步骤如下:

  第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片,应通过Windows的“画笔”,将其存为一个文档。

  第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。

  第三、选择Word“编辑”下的“全选”项,选择该图片,再选择“编辑”下的“复制”项。

  第四、重新建立一个新文档,选择“编辑”下的“粘贴”项,将图片粘贴到新文档中。

  至此,读者可以发现,通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档,与通过插入图片文档所建立的文档相比,后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与未处理者相比,所占的空间又有明显地减小。