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邮件客户端实用技巧

多数人会缺省使用Microsoft Outlook或者Outlook Express来处理e-mail,我们也不例外。这里列出的一些小技巧可以让这两个e-mail软件变得更友好。

从邮件中把e-mail地址加入通讯簿
使用Outlook时:在邮件打开时或者在预览栏的顶端,在你想要加入的名字上按鼠标右键,然后选择“Add to Contacts”(加入通讯簿)命令。

使用Outlook Express时:选中邮件,然后在“工具”菜单中选择“将发件人添加到通讯簿”。或者打开该邮件,在“工具”菜单中选择“添加到通讯簿”,然后选“发件人”、“收件人名单上的所有人”或者“新的Outlook Express用户”。在何处找到你的e-mail文件以及如何进行备份



对Outlook新用户来说最棘手的问题就是如何找到他们的数据存放之处。如果你不是在Exchange下使用Outlook的话,你的所有数据会被保存在一个以PST为后缀的文件中(脱机情况下的Exchange数据也会被保存在一个PST文件中),通常情况下文件名为Outlook.pst。你只需要拷贝PST文件,就可以备份包括你的e-mail在内的所有的东西。你可以使用Windows的搜索功能来查找*.pst,从而找到该PST文件。

选择性备份
另外,你还可以通过Outlook的导出功能来有选择性地进行备份(比如备份指定的e-mail文件夹)。选“文件”菜单中“导入和导出”,然后选“导出到一个文件”。在下一步的“创建文件的类型”列表中,选择“个人文件夹文件(.pst)”;然后,选择你想要备份的e-mail文件夹。另外,你还可以用“筛选”按钮来对备份的数据做某些限制,接下去就可以开始备份了。

把你的e-Mail从老PC转移到新PC上
拥有一台新PC固然会让你欣喜万分,但如何把你的e-mail、通讯簿和所有的Outlook数据都转移到新PC上就有些棘手了。如上所述,如果你单纯使用Outlook的话,你的数据会保存在一个PST文件中。如果你的新电脑中还没有任何Outlook数据,那么把整个PST文件转移过去就行了。

如果新PC上已经有一个PST文件,那就把它改名,这样Outlook就无法找到它了。接下来,把老电脑上的PST文件拷贝到新机器上。当你下一次启动Outlook时,它将会打开你拷贝过去的PST文件。

转移Outlook数据
有些情况下,你可能不想让PST文件被保存在缺省的位置。比如,你可能想把它保存在独立的数据分区D:盘而不是C:盘。如果你想这样做,那就把PST文件转移到你所期望的位置就行了。当你下一次启动Outlook,你会看到Outlook弹出一条信息告诉你它无法找到PST文件。选择“确定”后它会出现一个“创建/打开”对话框,这时你就可以浏览并选中你刚才转移过的PST文件了。再下一次Outlook启动时就会自动找到你选中的PST文件了。

为重复性e-Mail保存回复样板
当碰到重复性邮件时,我们往往需要用到同样的回复。Outlook可以通过使用Microsoft Word的“AutoText”(自动图文集)功能来简化你的重复性工作。首先要确保你的Outlook把Word当作邮件编辑器。在“工具”菜单中选“选项”->“邮件格式”,然后确认选中“使用Microsoft Word编辑电子邮件”。这样你无论何时进行邮件编辑都可以创建或插入“自动图文集”。

如果要创建一个“自动图文集”条目,就在邮件中打入一段文字并选中它们。在“插入”菜单中选择“自动图文集”->“新建”,然后输入该条目的缩写,按“确定”。当你关闭Outlook或者Word时,你会获得一条提示信息,告诉你Word的全局模板已经被改变,询问你是否保存它们。你需要选择“是”。



当你需要插入你所创建的自动图文集项目时,可以打它的缩写或者按F3键,也可以从“插入”菜单中选择“自动图文集”。接下去你要在缩写列表中找到并选中它,并选择“插入”。

在给定的日期和时间发送e-Mail
如果你并不想马上发出你写好的邮件,可以把它保存到Outlook的“发件箱”中直到指定的日期和时间再发送它。从邮件窗口中,点击“选项”按钮打开“邮件选项”对话框。选中“传递选项”中的“传递不早于”项,然后加入你指定的日期和时间。Outlook将不会马上发送该邮件,直到指定时间后你第一次按“发送/接收”时才会发出它。

密件抄送(BCC)
使用Outlook Express和Outlook都可以进行密件抄送,该功能可以让收件人的名字不被其他收件人看到。使用密件抄送的方法是:

在Outlook中:点击“收件人”或者“抄送”按钮打开“选择姓名”对话框,你就可以看见“密件抄送”按钮了。此外,你还可以从“视图”菜单中直接让“密件抄送”按钮显示出来。

在Outlook Express中:当你书写新邮件时,从“查看”菜单中选择“所有文件标头”就能看到“密件抄送”按钮了。



打开已经填好收件人e-Mail地址的新邮件窗口
如果你经常需要给某人发送电子邮件的话,可以考虑在桌面上创建一个快捷方式。在桌面的空白区域按鼠标右键,选择“新建”->“快捷方式”。在“创建快捷方式”对话框中,输入mailto:[name]@[domain].com,然后选“下一步”,为该快捷方式取一个适当的名称(如“给某某人写信”),然后选“确定”。当你点击该快捷方式时,Windows就会在你的缺省mail程序中打开一个已经填好收件人e-Mail地址新邮件窗口。

查看哪些邮件需要阅读回执
你可以在Outlook的收件箱中增加一个显示是否需要收件人阅读回执的栏。在收件箱的标题栏的任意位置按鼠标右键,选择“字段选择器”。在对话框顶部的下拉列表中选择“所有邮件字段”。然后在下面找到“阅读回执”字段并把它拖拉到收件箱的标题栏中你所需要的位置上。这时,那些需要阅读回执的邮件就会在该栏显示“是”。

控制Outlook对需要阅读回执的邮件进行响应
同样,你可以控制Outlook如何处理那些需要阅读回执的Internet邮件。在“工具”菜单中选择“选项”,然后按“电子邮件选项”按钮,再按“跟踪选项”按钮。在对话框的底部你可以选择三种响应要求“已读”回执邮件的方式之一:“总是发送响应”、“从不发送响应”和“询问后发送响应”。在Outlook Express中,操作的顺序是:“工具”->“选项”->“回执”。

收回或替换已发出但尚未被阅读的邮件
如果你长期使用e-mail,肯定会在某些时候发出了你原本不想发出的邮件。在有些情况下,使用Outlook可以收回这些邮件。这一功能有几条重要的限制条件:首先必须是在使用Exchange服务器的环境下,收件人必须使用Outlook并登录到服务器上,而且你发出的邮件已到达收件人的收件箱但还没有被阅读。尽管有这么多限制,但它的确有效,值得一试。

为了删除或修改已发送的邮件,你需要到“已发送的邮件”文件夹中打开该邮件。在邮件窗口中,选择“动作”->“撤回该邮件”。接下去,根据你自己的需要选择“删除该邮件的未读副本”或者“删除未读副本并用新邮件替换”。如果你选择用新邮件替换,选“确定”,并书写新邮件。为了了解删除或替换操作是否顺利完成,你还应把“告诉我对每个收件人的撤回操作是成功还是失败”勾选上。

彩色邮件
你可以让Outlook把来自特定联系人(如老板、配偶、重要客户)的邮件用特殊颜色显示,以和其他邮件区别开来。要为某个特定的联系人指定颜色,你应打开收件箱,选中一个由他发来的邮件,然后从“工具”菜单中选择“组织”打开“组织收件箱”窗口。选择“使用颜色”,然后对该联系人作为“收件人”或“发件人”时分别选择你想要的颜色。你也可以临时性地使用这种方法来帮助你从收件箱中的大量邮件中挑出特定的邮件。如果要关闭颜色代码,就在颜色字段上滚并选择“自动色”。



创建收件人列表
你可以创建一个事先就填好若干收件人地址的新邮件。打开你的通信簿,选中所有收件人的名字,对于不连续的人名,按住Ctrl键进行选择。选中所有你想要的收件人之后,从“动作”菜单中选择“致联系人的新邮件”,这时Outlook就会打开一个填好一批收件人地址的新邮件了。





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