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中文Excel 2000速成教程——管理数据清单

作者: 山酷/太平洋网络学院

第五讲 自动筛选数据


  若要查看数据清单中符合某些条件的数据,如本月中已有哪些用户与本公司有业务联系,就要使用筛选的办法把那些数据找出来。筛选数据清单可以寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的行,而隐藏其它行。

  中文Excel 2000提供有两条用于筛选的命令:“自动筛选”和“高级筛选”。

  “自动筛选”命令可以满足您的大部分需要,当需要利用复杂的条件来筛选数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令。

  为了使用“自动筛选”
命令,可以按下列步骤进行操作:

  步骤一、参见图12,从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令,然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令。


图12 选择“自动筛选”命令

  注意:如果当前没有选定数据清单中的单元格,或者没有激活任何包含数据的单元格,选择“自动筛选”命令后,屏幕上会出现一条出错信息,并提示您可以做的操作。类似的操作还会在其它地方出现。

  此后,数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮,如图13所示,自动筛选就将通过它们来进行。


图13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表

  通过图13所示的列标下拉列表,就能够很容易的选定和查看数据记录。   例如,这一步操作用于指查看工资额为800元的员工,操作结束后,它就会显示在屏幕上,如图15所示,这就是自动筛选的结果。


图14 筛选工资额为800元的数据记录


图15 查看工资额为800元的员工

  注意:若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态,只需要进入“数据”下拉菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。

   
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