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中文Excel 2000速成教程——管理数据清单

作者: 山酷/太平洋网络学院

第四讲 设置排序条件


  图8与图9所示的操作真是太简单了!利用“数据”下拉菜单中的“排序”命令进行操作就不一样了。此命令对于数据内容较多的数据清单特别有用,若只想对某区域进行排序,也能让您非常满意,因为通过它可以设备各种各样的排序条件,并让中文Excel 2000自动进行排序。操作时,屏幕上将显示如图10所示的“排序”对话框,可以使用的各选项功能如下所述。


图10 进入“排序”对话框

1.主要关键字

  通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。

2.次要关键字

  通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项,就将按次要关键字来排序重复的部分。

3.第三关键字

  通过一份下拉菜单选择排序字段,打开位于右旁的单选按钮,可控制按递增或递减的方式进行排序。如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中都出现了重复项,就将按第三关键字来排序重复的部分。

4.有标题行

  在数据排序时,包含清单的第一行。

5.无标题行

  在数据排序时,不包含清单的第一行。

  在使用“排序”命令时,若要排序的只是某一个区域,那么招待此命令时屏幕上会显示“排序报警”对话框,如图11所示。


图11 屏幕上将显示此对话框

  在这个对话框中,若选择打开“当前选定区域排序”单选按钮,则在单击“排序”按钮后将排序邻近的相关字段。若打开“以当前选定区域排序”则仅排序选定的区域。

  注意:如果排序结果与所预期的不同,说明排序数据的类型有出入。若想得到最好的结果,就要确保列中所有单元格属于同一数据类型。为了排序,输入的数据可以是数字或文字,但应避免在连续的单元格中交替输入数字或文字,而确保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在。若要将数字以文字方式输入,如邮政编码或产品编号,请在数字之前加上一个省略符号(’),如:’610000,或在输入之前把该列格式化为文字,或输成中文符号,如:610000。

   
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