POWER POINT速成班

★ 郑菡

  你一定在很多场合见识过用PowerPoint做演示,是否跃跃欲试?如果你已会用Word了,其实已经差不多会用PowerPoint了。当然也有一些你乍看很不习惯的方面,就来这个速成班学学吧。

一、初识PowerPoint

*安装
  PowerPoint的安装十分简单,你只要按照安装向导的提示,按部就班就行了。如果你已安装了MS Office的其他组件,只要重新运行setup.exe,然后“添加新组件”,选中PowerPoint。
  初次运行PowerPoint,会出现如图1的窗口,询问你是想按照内容提示向导还是模板来新建文稿,抑或要建立空演示文稿。先不必管它,按照默认值,“确定”后出现“新建演示文稿”窗口,随便选一种模板,“确定”。这时,其实你已经建立了一份演示文稿。
  PowerPoint的主画面如图2所示。它有9个下拉菜单,和Word大同小异。当然你也可以用鼠标左键或以Alt+英文字母的快捷键来操作。

*工具条
PowerPoint内建有9种工具条。
1.常用工具条,显示在菜单的正下方(所有视图).
2.格式工具条:显示在常用工具条的下方(幻灯片、大纲、备注页视图)。
3.基本绘图工具条:显示在应用窗口的底部(幻灯片、备注页视图)5。
4.大纲工具条:垂直显示在应用程序窗口的左边(大纲视图)。
5.幻灯片浏览工具条:显示在一般工具条的下方(幻灯片浏览视图)7。
PowerPoint窗口的左边有状态条,显示目前正在做什么事或处于何种状态。

*视图
PowerPoint有五种视图模式,可在菜单“视图”中切换。
1.幻灯片视图:可处理个别的幻灯片。
2.大纲视图:直接处理幻灯片的标题及文本段落内容。
3.幻灯片浏览视图:重组幻灯片的顺序及选定播放效果。
4.备注页视图:可建立演示者的参考信息。
5.幻灯片放映模式:以全屏幕的电子简报方式播放出每一张幻灯片。
*建立新的幻灯片
可以用鼠标点击一下状态条上的“新幻灯片”,或点击常用工具条上的“新幻灯片”按钮,也可在“插入”菜单上选择“新幻灯片”。

二、整理思路与文字

*将思路列成大纲
PowerPoint的大纲视图交替地将简报文件中各张幻灯片中的标题及本文段落逐条列出,标题文字显示在窗口的最左边,而且含有幻灯片图示及编号;本文段落则逐层缩排在标题文字的下方。
*标题范例
用大纲工具条或格式工具条上的“升级(左箭头)”、“降级(右箭头)”按钮来把文字标记出层次。点击大纲工具条上的“上移(向上的箭头)”和“下移(向下的箭头)”按钮可以改变文本的位置,让你的思路更有条理。一份大纲的例子如图8所示。
*在大纲视图中进行重排
1.利用大纲工具条
选取想移动的范围,利用刚才提到的大纲工具条上的“上、下、左、右箭头”按钮调整。
2.利用鼠标
选取想移动的范围,用鼠标拖移。
*加入文字
如果要建立文字标签(文字不会自动换行),在幻灯片中按一下鼠标然后开始输入文字,如果要建立文本框(文字会自动换行),插入一个文本框(菜单“插入”|“文本框”或绘图工具条的“插入文本框”按钮),然后在其中输入文字。
*设定文字的格式
先选定文字,再用格式工具条中的文字格式工具按钮设定格式。
要在图形对象中加上文字,先选定图形对象,再开始输入文字。要在对象中对齐文字,先选定含有文字的对象,再选择菜单“格式”|“文字对齐方式”。
如果想复制格式以简化格式设定工作,选定已设好格式的文字,再用鼠标点击常用工具条中的“格式刷”按钮,这时鼠标指针会变成一个小刷子,用它选定你要设定格式的文字。
*改变文字的对齐方式
选定文字,选择菜单“格式”|“对齐方式”或格式工具条上的“居中对齐”、“左对齐”或“右对齐”按钮。

 



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