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类别:网络知识

Outlook2000邮件功能高级应用

  杨冶军/yesky

  Outlook 2000是一个强大的邮件管理软件,大家可能都用它收过信了,可是,它还有好多的功能等着你去用呢!


  一、邮件编排


  崇尚个性的你,为了使邮件你发出的更加生动、直观,不致使所有的邮件都千篇一律,可以编排一下文本格式,换一幅合适的背景。Outlook不仅实现了所有的这些功能,而且还提供了大量的信纸,可以满足我们的不同需要。我们还可以定义自己的信纸,免去每次我们都要对文本进行编辑的麻烦。除了Word和其他的Office提供的格式Outlook可直接使用外,它还可使用的格式有纯文本、HTML、Microsoft Outlook RTF三种格式。


  a、编排文本格式


  使用"格式"工具栏可以用来设置邮件的字体、段落格式。若你用的是HTML格式,还可以使用"样式"。选择"格式"-"样式",在弹出的菜单中可选择你喜欢样式。


  b、使用背景图片


  只有HTML格式可以使用背景和信纸。在"选项"-"邮件格式"中可将邮件设置为HTML格式。添加背景步骤为:


  1、 选择"格式"-"背景"。

  2、 选择"图片"和"颜色"两个选项其中之一,若选择"颜色"则在颜色列表中选择你需要的一种,选"图片"会弹出"背景图片"对话框,供你选择喜欢的图片。


在信件中添加图片的步骤为:


  1、 选择"插入"-"列表选择"-"图片"。

  2、 在弹出的"图片"对话框中键入图片文件的路径和文件名和替换文本,替换文本在收件人看不见图片时显示。其他项想必大家已见多了,这里就不多说了。


  c、使用信纸


  单击"动作"-"新邮件使用"命令,选择"其他信纸",可在后来出现"信纸"列表框中选择所需的信纸。"信纸"列表框下是"预览"框,可在其窗口中看到信纸的图案。如果你想每次都用同样的信纸,可设置该信纸为默认信纸。具体方法为:进入"工具"-"选项"-"邮件格式",在"信纸与字体"中"以该邮件格式发送"的列表中选择HTML格式,然后在"默认情况下使用该信纸"的下拉列表框中选择已提供的信纸。设置默认信纸后,我们可以在"动作"-"新邮件使用"命令里选择"无标题"选项,这样你的信件的信纸就会变成默认的信纸了。


  d、自定义信纸


  按如下步骤进行;

  1、 选择"工具"-"选项"命令。

  2、 单击"邮件格式"选项卡,在"信纸与字体"栏单击"信纸选取器"按钮。

  3、 单击"新建",创建一个新的信纸文件。

  4、 后面我们就可以按提示的步骤设置该信纸了。


  二、特殊邮件


  可以给你的邮件加入很多方便实用的东西哦。

  a、加入链接

  选择要进行链接的文本,"插入"-"超级链接",选择链接类型,输入URL,确定即可。如果要加入电子邮件地址的话,可按同样的方式加入。

  b、加入附件

  1、附加邮件的话,选择"插入"-"项目",在"查找"框中单击包含附件的文件夹,在"项目"框中选择所需要的附加项目。确定即可。

  2、附加文档,选择"插入"-"文件"命令,在打开的"插入文件"对话框中,选择要附加的文档,单级"插入"按钮即可。


  三、选项设置


  在"邮件"窗口的常用工具栏上,有个选项按钮,可对当前使用的邮件进行设置。注意,这里的设置和主面板的设置可不一样哦。单击选项按钮,可看到"邮件选项"对话框。


  1、邮件设置


  这里有重要性和敏感度的设置,重要性高的邮件服务器会尽量快一点发送出去。一般这是为了提醒收件人的。敏感度也是为了提醒收件人的。


  2、安全性设置


  只有两个选项,选中"将邮件内容和附件加密",除指定的收件人之外,其他人无法读取该信件。另一选项可将数字签名添加到邮件中,以确保邮件未进行任何修改。


  3、传递选项


  该选项中的几个复选框顾名思义就可知道怎么用,这里就不多说了。


  4、投票和跟踪选项


  这是一个很有用的选项。可在"投票和跟?quot;选项中选中"使用投票按钮",这时再打开右侧的选择框,选择一种投票方式。收件人会在收到信的时候看到这些按钮。同时会有"请用上述按钮响应"的指令出现。让收件人做出回复。你也可以不使用列出的投票方式,在框中输入你所需要的选项文本就行了,注意,文本中不能有空格,以分号隔开即可。


  四、通讯簿


  上网时间长了,大家的网友一定不少,而且现在大家的好友上网的也不少吧。现在你就需要一个通讯录了。


  a、 添加个人通讯簿


  1、在Outlook窗口中单击"工具"-"通讯簿"命令,会弹出一个"通讯簿"窗口。

  2、单击"工具"-"服务"命令,打开"服务"对话框。

  3、单击"添加"按钮,在"在配置文件中添加服务"对话框中,列表框中单击"个人通讯簿"选项。

  4、单击"确定"按钮,弹出"个人通讯簿"对话框。在对话框中可为通讯簿重新命名和设置路径。完成后单击"确定",返回"服务"对话框,再次单击"确定"按钮。这时Outlook 会要告诉你重新启动机器设置才有效。

  5、重新启动后,就能够使用添加后的"个人通讯簿"了。


  b、 在通讯录中加入新地址


  1、打开"通讯簿"对话框,在"显示名称来源"列表框中选择"个人通讯簿"选项。

  2、单击"添加新地址"按钮,打开"添加新地址"对话框,在"选定地址类?quot;列表框中选择"其他地址"选项,在"放在"列表框中选择"个人通讯簿"。完成后单级"确定"按钮。

  3、 时将弹出"新建其他地址属性"对话框,在"新建-地址"选项卡中输入姓名、邮件地址、类型等信息。

  4、 其他选项卡中添加相应的信息。单击"确定"按钮,新的地址就加入到"个人通讯簿"中了。


  c、将个人通讯簿导入联系人文件夹


  我们可以将个人通讯簿中的电子邮件地址导入到联系人文件夹中。联系人提供了个人通讯簿所不具备的灵活性和自定义功能。可以为联系人添加生日、多种类型的电话号码、纪念日和其他自定义信息,还能够以自定义方式排序、筛选和查看联系人等。

  按如下步骤进行操作:

  1、 在"文件"菜单中单击"导入和导出"命令,打开"导入和导出"对话框。

  2、 在"请选择要执行的操作"列表框中选择"从另一程序或文件导入"选项,单击"下一步"按钮。打开"导入文件"对话框。

  3、 在"从下面的位置选择要导入的文件类型"列表框中选择"个人通讯簿"选项。单击"下一步"按钮。

  4、 在"选择目标文件?quot;列表框中选择"联系人"文件夹,单击"下一步"按钮。最后单击"完成"即可将个人文件夹导入联系人文件夹中。


  五、处理垃圾邮件


  相信大家一定都收到过无数的垃圾邮件,都是免费信箱嘛,没办法,拿人的手短,吃人的嘴软,只好忍受了。不过,我们可以用Outlook来处理掉它们,不信,试试看:


  a、 引导垃圾和成人内容邮件


  1、 在Outlook主面板上,单击"收信箱"文件夹。

  2、 选择常用工具栏中"组织"按钮,打开"组织收件箱"窗口。

  3、 单击"垃圾邮件"选项。

  4、 第一行选为"将垃圾邮件自动'移动'到垃圾邮?quot;。第二行选为"将成人内容邮件自动移动到'收件箱'"。

  5、 单击"请单击此处"链接,可修改垃圾邮件规则以及下载更新的筛选程序。

  6、 单击"打开"按钮,可将邮件移动到选中的文件夹。如果没有"垃圾邮件文件夹"Outlook会询问是否创建,根据需要选择是或否。"垃圾邮件"文件夹将被自动添加到面板上。最后关闭对话框即可。


  b、为垃圾邮件和成人内容邮件着色


  按上面的步骤打开"组织收件箱"对话框。在第一个下拉列表框中选择"着色",在第二个下拉列表框中选择该类邮件的颜色即可。


  c、管理垃圾和成人内容发件人列表


  1、 单击"收件箱",显示"收件箱"文件夹。

  2、 单击常用工具栏上组织按钮,打开"组织收件箱"对话框。

  3、 单击"垃圾邮件",再单击"请单击此处"。

  4、 单击"编辑垃圾邮件发件人",打开"编辑垃圾邮件发件人"对话框。

  5、 单击"添加"按钮即可添加一个电子邮件地址?quot;编辑"可对选中的地址进行编辑。最后确定即可。


  六、邮件加密


  这里涉及很多方面的问题,虽然我们自己并不去偷看别人的信,但是我们不能保证别人不来偷看我们的信呀。所以,如果有重要的东西,发送时最好的办法给邮件加密。


  要想给你的邮件加密,首先得有自己的数字标识。不知道大家有没有自己的数字标识,没有的话可以到http://secumail.263.net去申请(注意,263叫它个人数字标识)。至于如何用它给邮件加密,大家可以在申请数字标识的时候去逐渐了解。这里给大家介绍一下数字标识:


  利用数字标识对电子邮件进行数字签名(也称为电子签名),就象是给电子邮件贴上了一枚防伪标签:


  发信方一旦在发送电子邮件时使用了数字签名(贴上防伪标签),那么因为只有他才能做这个签名,所以他将不能否认他所发出的电子邮件;


  并且收信方可以根据这枚防伪标签,确信这封电子邮件的确是信件中声称的人所发出的,而不是别人在冒名顶替。


  利用数字标识,还可以对电子邮件进行加密:发信方利用收信方的数字标识将邮件加密后,则邮件在传送过程中,即使被第三方截获,在安全期限内也不能够被破密。


  够厉害吧,去申请一个吧,看看还有没有谁能够偷看你的信。

   
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